Shortlist Event - Checkliste

Du hast keine Ahnung wie man ein Event plant? 

Hier eine Kurzanleitung, gehe wir folgt vor: 

Überlege dir: 

1. Das Gerüst – die W-Fragen 

1. Die Organisation – Eckdaten 

1. Der Ablauf | der Inhalt | das Programm |  

1. das Catering 

Wie setzt du diese Punkte um? 

1. Die Location 

1. Die Technik 

1. Die Gewerke 

1. Der Aufbau | das „Personal“ 

1. Das Teilnehmermanagement 

1. Die Umsetzung | Der Milestoneplan 

1. Das Budget 

 

Die W-Fragen: 

Was? → Anlass (Organisation) 

Wann → Datum 

Wo? → Ort & Location 

Wie? → Ablauf, Programm, Catering, Highlight 

Die Eckdaten: 

Veranstaltungsdatum: ________ 

Veranstaltungsort: 

Personenanzahl: ______ 

Uhrzeit: Von___ Bis____ 

 

Der Ablauf | der Inhalt | das Programm |  

Wie soll dein Ablauf sein? 
Als Idee und Beispiel hier ein Ablauf eines Geburtstags: 

Apéro 

Welcome & kurze Ansprache 

Dinner 

Programm oder Show 

Party 

 

Zwischen jedem dieser Blogs sollte ein fließender Übergang durch eine Inszenierung sein. 
Hier eine Vorlage zu einem Ablaufplan: 
 

ABLAUFPLAN 
 

Das Catering 

Wir teilen das ganze zuerst in Speisencatering und Getränkecatering. 
Fangen wir mit dem Speisencatering an: 

Die genauen Speisen sollten immer saisonal sein und zur Jahreszeit passen 
z.B. im Sommer eher etwas Leichtes, evtl. gegrilltes – im Winter gerne herzhaft 
 
Die Formate: 

Flying 

= Portionierte Speisen (in Gläschen oder Fingerfood) die auf Tablets von Servicepersonal angeboten werden. So müssen die Gäste sich nicht an einem Buffet anstellen. 

Es eignet sich sehr gut zum Apéro (Empfang) oder um das Dessert dynamischer zu gestalten 

Gesetztes Dinner 

Die Gäste sitzen am Tisch und die Speisen werden vom Personal serviert. 
Dies schafft eine edle, exklusive und ruhigere Atmosphäre. 
Ist jedoch am kostenintensivsten und die Vorlieben/ Allergien und Unverträglichkeiten des einzelnen Gastes sollten bekannt sein. 

Food Stationen 

Hier gibt es mehrere Ausgabestationen mit unterschiedlichen Speisen. 
Die Gäste holen sich die Speisen selbst. Dieses Format bietet eine hohe Dynamik und eignet sich perfekt für Veranstaltungen mit offenem Konzept. 

Buffet  

Beim Buffet werden die Gerichte nicht am Tisch serviert, sondern an einem zentralen Punkt. 
Die Gäste können sich selbst aussuchen welche Speisen sie wählen. Das Schöpfen der Speisen erfolgt entweder durch den Gast selbst oder durch Personal. 

Live Cooking/ Hot Stone 
 

Hier wird das Gericht Live vor den Augen des Gastes zubereitet, das Format ist verbindbar mit Buffet und Food Stationen. 

Getränkecatering 

Apéro 

Wörtlich bedeutet Apéro ein alkoholisches Getränk vor dem Essen. 
Meist zum Empfang der Gäste wird hier ein alkoholisches Getränk wie z.B. Sekt serviert. 
Dies dient zu den ersten Netzwerken und den Dialog der Gäste in lockerer stehender Form. 
So können alle Gäste ankommen und gesammelt werden bis man mit dem offiziellen Programm startet. 

Digestif 

Zinkwannen/ SB-Kühlschränke 

Servierte Getränke 

Die Bar 

Cocktailmaschine 

Hier geht’s zum Getränkerechner:  GETRÄNKERECHNER 

 

Die Location: 

Achte auf: 

Gesamtzustand 

→  Sauberkeit und sanierungsarbeiten sind ein Indiz für gute Qualität 

Erreichbarkeit (Verkehrsanbindung) 

→ die Gäste sollten entspannt zur Location kommen 

→ gibt es ausreichend Parkmöglichkeiten? 

→ gibt es Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe? 

Atmosphäre/Ambiente 

Ist es passend zum Event? 

Ausstattung 

→ vorhandene Geräte prüfen, den Rest kann man zumieten 

Größe 

Ist sie passend für die Besucheranzahl? 

Außenbereich 

→ Luft schnappen ist für jeden gast angenehm, hier ist ebenfalls die Atmosphäre entscheidend 

Catering 

→ Wie versorgen sie Ihre Gäste? 

→ Welche Getränke sollen ausgeschenkt werden – wird eine Pauschale angeboten? 

→ Referenzen des Anbieters oder können die Speisen vorher verkostet werden? 

 

 

Preis  

Hier gibt es eine günstige Alternative, die kannst du überall aufstellen wo du möchtest! 

Flexible Location Link 

 

Die Technik: 

Wir unterteilen die Technik in folgende Punkte: 

Soundsystem 

Licht 

Medien 

Special Effects  

 

Das Soundsystem 

Die Größe und Art sind immer abhängig von der Größe der Location, Gästeanzahl und Vorlieben. 

Nur Sprache – 2 Tops 

Kleines Setup (bis 50 Pax) – 2 Tops – 2 Bässe 

Großes Setup (bis 100 Pax) – 2 Tops – 4 Bässe 

Grundsätzlich ist bei Privatveranstaltungen ein aktives System zu empfehlen. 
Hier die Links zu den Aktiv-Systemen. 

Licht  

Die Größe und Art sind immer abhängig von der Größe der Location, Gästeanzahl und Vorlieben. 

Theaterscheinwerfer  

RGB-Strahler  

Moving Heads – Washer & Spotter 

Stroboskop 

LED-Bars 

Laser 

Atmosphären/ Architekturbeleuchtung 

Besonders bei Partys ist die Beleuchtung entscheidend, hier möchten die Leute Effekten die zum Taanzen anregen: 

Hier geht es zu unseren Lichtsetups: LICHTSETUP